دليل التعبئة عقد، وهو مسعَّر داخل الطلبية

الموقف

يرسل إليك المشتري تعليمات عن كيفية طيّ الملابس وتكييسها ولصق بطاقاتها وتعبئتها. وهي تُقرأ كأنها تدبير منزلي. يقرّ أحدهم باستلامها، ويحفظها في الملف، ولا يسعّرها أحد أبداً.

وهي عقد. فحين تقبل الطلبية تقبلها معها. وكل بند فيها يهبط في القاعة الأبعد عن الشخص الذي اتفق على السعر. وهذا الدرس يحوّل كل بند إلى دقائق عمل، أو إلى شيء عليك شراؤه.

22 سبتمبر، الساعة 06:40، قاعة التعبئة في «نوارة للملابس» بمدينة السادس من أكتوبر. وصلت أول عربات الخط الثاني. وتمسك هدى، المشرفة، بمستندين لا يتفقان.

الطلبية هي أمر الشراء QU-6045 لصالح «كويلون»، وهي سلسلة أزياء اقتصادية بريطانية. ولكويلون 212 متجراً ومركز توزيع وطني واحد في راجلي. والطلبية 38,400 شورت بيجاما رجالي من جيرسيه القطن، الموديل LR-2840، جيرسيه مفرد 180 غ/م²، وسط بمطاط. ثلاثة ألوان: أزرق بحري 19,200، وحجري رملي 11,520، وسرخسي 7,680. سعر التسليم على ظهر السفينة (فوب) 5.85 دولاراً للقطعة. وقيمة الطلبية 224,640 دولاراً. على ظهر السفينة في 12 أكتوبر.

المستند الأول هو تعليمة التعبئة التي استعملتها غرفة العينات في يونيو. وقد جاءت من المراجعة 8 من دليل موردي كويلون: طيّ مسطّح، وكيس بلاستيكي واحد لكل قطعة، وستون قطعة في الكرتونة.

والثاني رسالة بريد مطبوعة ذلك الصباح. المراجعة 9 من دليل موردي كويلون، صادرة في 6 أبريل، وسارية على البضائع المعبّأة في 1 يوليو أو بعده. وهي تشترط طيّ كل قطعة إلى مقاس محدّد فوق لوح كرتوني، وشريط مقاس مطبوع على وجه الكيس. ثم توضع الملابس في عبوات داخلية مختومة جاهزة للرفّ من اثنتي عشرة قطعة بنسبة مقاسات ثابتة، وتُلصق بطاقة على كل عبوة داخلية.

لم يخطئ أحد. أصدر فريق التغليف في كويلون المراجعة مع إشعار مسبق. وأقرّ مسؤول الطلبيات في نوارة باستلامها في 9 أبريل بعبارة «تمّ الاطلاع، شكراً»، وحفظها في الملف. وقرأتها الجودة. أما غرفة العينات فلم تقرأها. كانت تعمل في يونيو بتعليمة تعبئة كُتبت في مارس.

تكلفة هذين المستندين 3,234.10 دولاراً. وقد تقرّرت في فبراير.

ما الذي يحتويه دليل التعبئة فعلاً

دليل التعبئة لدى المشتري ليس تعليمة تعبئة. إنه الملحق التشغيلي لأمر الشراء. وهو في معظم اتفاقات التوريد مُدرَج بالإحالة، أي أنك وافقت عليه حين قبلت أمر الشراء، سواء فتحته أم لا.

وله تسعة أجزاء. وتصل من ثلاثة أقسام مختلفة على الأقل داخل جهة المشتري.

وشيئان في ذلك الجدول يسبّبان معظم الضرر.

الأول: لا أحد بمفرده لدى المشتري يملك الدليل كاملاً. فالتغيير الذي يجريه قسم واحد، لسبب وجيه تماماً، لا يُختبر أبداً مقابل البنود التي كتبها قسم آخر.

والثاني: كل أجزائه تهبط في قاعة واحدة من مصنعك. تلك القاعة هي قاعة التعبئة، وهي أبعد قاعة عن الشخص الذي اتفق على السعر.

وهناك جزء عاشر، وهو جدول الخصومات. وهو موضوع الدرس الثالث.

تحويل بند إلى رقم

المهارة الحقيقية في هذا الدرس تحويل. فالدليل مكتوب بجمل. وورقة التكلفة مكتوبة بدقائق وسنتات. وكل بند يتحوّل إلى واحد من هذه، أو إلى اثنين منها، ولا شيء غيرها:

1. دقائق. ينفّذ أحدهم عملية على كل قطعة، أو على كل عبوة، أو على كل كرتونة. اضربها في العدد الصحيح. فالبند الذي يقول «تُراجَع كل عبوة داخلية مقابل بطاقة محتواها قبل الختم» هو شخص يفتح ويعدّ ويغلق. احسبه لكل عبوة، لا لكل قطعة.
2. مستلزمات ومواد مستهلكة. شيء مادي يدخل الصندوق: لوح، وشريط، وكيس، وبطاقة، وشريط طباعة، ولاصق، ودبوس.
3. لا هذا ولا ذاك. كثير من البنود لا يكلّف شيئاً، لأنك تفعل ما فيه أصلاً. اقرأها، وضع علامة، وامضِ.

والطريقة آلية. اطبع الدليل. وامشِ فيه بنداً بنداً ومعك مشرف التعبئة، لا مسؤول الطلبيات. واكتب أمام كل بند: دقيقة/قطعة، أو دقيقة/عبوة، أو دقيقة/كرتونة، أو دولار/قطعة، أو دولار/عبوة، أو دولار/كرتونة، أو لا شيء.

يستغرق ذلك نحو ساعتين لدليل لم تره من قبل، وأربعين دقيقة لمراجعة. وهما أرخص ساعتين في الطلبية.

المراجعة 9، مسعَّرة

هذا هو التحويل نفسه على نسختَي دليل كويلون، مقيساً على مناضد التعبئة في نوارة.

تحرّك سطران.

ارتفع الطيّ من 0.48 إلى 0.72. فالطيّ إلى مقاس محدّد فوق لوح عملية مختلفة عن الطيّ: تضبط العاملة الثوب على اللوح، والقطعة الخارجة عن السماحية تعود.

والعبوة الداخلية 2.90 دقيقة من العمل موزّعة على القطع الاثنتي عشرة داخلها. بناء النسبة، وعدّها، ومطابقتها مع بطاقة المحتوى، وتكييسها، وختمها، ولصق بطاقتها.

والفارق 0.622 دقيقة للقطعة. وعلى 38,400 قطعة يصير 23,884.8 دقيقة، أي 398.1 ساعة عمل. وأجر التعبئة المحمّل لدى نوارة 4.74 دولاراً للساعة، أي 0.079 دولاراً للدقيقة. فتكون العمالة 1,886.90 دولاراً.

ثم المستلزمات.

1,886.90 دولاراً زائد 1,347.20 دولاراً تساوي 3,234.10 دولاراً، أي 0.0842 دولاراً للقطعة.

وهامش الموديل LR-2840 هو 0.83 دولاراً للقطعة: سعر فوب 5.85 دولاراً مقابل تكلفة تصنيع 5.02 دولاراً. فالطلبية تحمل 31,872 دولاراً من الهامش. مراجعة مستند واحدة، أُقرّ باستلامها في جملة، أخذت 10.1% منه.

البند الذي يقرّر أي مراجعة تُلزمك

اقرأ تاريخ السريان مرة أخرى: البضائع المعبّأة في 1 يوليو أو بعده. لا البضائع المطلوبة بعده. ولا أوامر الشراء الصادرة بعده. ولا المواسم التي تبدأ بعده.

سُعّر أمر الشراء QU-6045 في 4 فبراير وصدر في 26 فبراير. وكلاهما مقابل المراجعة 8. وعُبّئ في سبتمبر.

الدليل يُلزمك بتاريخ التعبئة. وتاريخ التعبئة هو التاريخ الأبعد عن السعر في الطلبية كلها. انتقلت كل طلبية مفتوحة في المصنع إلى المراجعة 9 في الصباح نفسه، بما فيها ما قُصّ بالفعل.

ابحث عن ذلك البند في دليل مشتريك قبل أي شيء آخر فيه. فهو يقول لك كم من دفتر طلبياتك تستطيع مراجعةٌ أن تطاله. وثلاث صيغ شائعة، وهي مختلفة جداً:

• السريان على البضائع المعبّأة بعد تاريخ يطال كل ما لم تعبّئه بعد.
• السريان على أوامر الشراء الصادرة بعد تاريخ لا يطال شيئاً سعّرته من قبل.
• السريان على المواسم التي تبدأ بعد تاريخ لا يطال شيئاً حتى العام القادم.

أنت لا تختار أي صيغة يستخدمها مشتريك. لكنك تختار أن تعرف.

قاعة التعبئة تصير القيد

التكلفة هي النصف الظاهر. أما النصف الذي حرّك تاريخ الشحن فهو الطاقة.

شغّلت نوارة ثلاثة خطوط على الموديل LR-2840: 26 عاملة في الخط، و510 دقائق عمل في الوردية، وكفاءة 82% مقابل زمن معياري قدره 6.8 دقيقة. وهذا 1,599 قطعة للخط في اليوم، و4,797 في اليوم على الخطوط الثلاثة. وكُتبت الخطة على 4,800. ثمانية أيام خياطة لـ 38,400 قطعة.

وقاعة التعبئة 14 شخصاً في وردية من تسع ساعات: 7,560 دقيقة عمل في اليوم.

عند 1.14 دقيقة للقطعة في المراجعة 8، تستطيع القاعة تعبئة 6,631 قطعة في اليوم. وخطوط الخياطة تغذّيها بـ 4,797. فالقاعة محمَّلة بنسبة 72%. ولا ينظر إليها أحد، ولم يسمّها أحد قيداً قط.

وعند 1.762 دقيقة للقطعة في المراجعة 9، تستطيع القاعة تعبئة 4,290 قطعة في اليوم. أي 507 قطع في اليوم أقلّ ممّا تنتجه الخطوط. صارت قاعة التعبئة الآن هي القيد على هذه الطلبية، وقد حدث ذلك برسالة بريد في أبريل.

وصارت تعبئة الـ 38,400 كلها تستغرق 8.95 يوماً بدل 5.79. واشترت نوارة 189 من الساعات الإضافية من مكتب عمالة بأجر 5.95 دولاراً للساعة، مقابل 4.74 دولاراً التي افترضتها ورقة التكلفة. وذلك 228.69 دولاراً فوق المسعَّر، عن العمل نفسه. وأخذت الباقي من العمل الإضافي، وغادرت الطلبية المصنع متأخرة يوماً رغم ذلك.

ما تفعله عند التسعير

يتلخّص الدرس كله في تعليمة واحدة: الدليل مسعَّر داخل الطلبية سواء سعّره أحد أم لا، فسعّره قبل أن تعرض السعر.

1. اطلب الدليل مع طلب العرض، واطلب رقم مراجعته. وإن رفض مشترٍ إرساله قبل الطلبية، فتلك معلومة عن الطلبية.
2. ابحث عن بند تاريخ السريان أولاً. فهو يقول لك ما تستطيع مراجعة مستقبلية أن تطاله.
3. نفّذ التحويل بنداً بنداً مع مشرف التعبئة. وضع الناتج على ورقة التكلفة في سطر مسمّى خاص به، «تعبئة وفق دليل كويلون المراجعة 9». ولا تدفنه أبداً داخل سطر تشطيب عام. فالسطر المسمّى ينجو من مفاوضة سعرية. والمدفون غير مرئي حين يتغيّر الدليل.
4. اقسم دقائق التعبئة على طاقة القاعة اليومية وقارنها بخطة الخياطة. فإن كانت التعبئة هي الرقم الأصغر، فقد وجدت قيدك قبل وصول الطلبية بدل أن تجده في أول صباح تعبئة.
5. سجّل كل مراجعة يوم وصولها. أعطها مالكاً مسمّى وفارقاً مسعَّراً وقراراً: استيعاب، أو تسعير، أو سؤال. والإقرار بالاستلام ليس واحداً من الثلاثة.

وكان من شبه المؤكد أن تدفع كويلون جزءاً من المراجعة 9 لو سُئلت في أبريل. ففي أبريل كانت حديثاً عن مستند. أما في سبتمبر فصارت طلباً لتغيير سعر متفق عليه، وذلك حديث آخر بجواب آخر.

تصرّف كمهذهر تعبئة في مصنع ملابس علماذا تسعير دليل تعبئة ليسترٍ قبل الاتفاق على السعر. حقائق الطلبية: الليستري [الليستري]، والموهذهل [الموهذهل]، والكمية [الكمية] قطعة، والألوان وكمياتها [القائمة]، وسعر فوب [السعر] للقطعة، وتكلفة التصنيع قبل التعبئة [المبلغ]، وتاريخ الشحن المستهدف [التاريخ]، ونافذة التعبئة المخطّطة [التواريخ]. وقاعة التعبئة لهذهّ [العدد] شخصاً في ورهذهة من [العدد] ساعات. وأجر التعبئة المحمّل لهذهّ [المبلغ] في الساعة. وخطة الخياطة [العدد] خطوط بأنتاج [القطع] في اليوم. وهذا هو الدليل أو المراجعة: [الصقه، شاملاً بند تاريخ السريان وأي جدول خصومات]. افعل ما يلي. أولاً، اعثر على بند تاريخ السريان وقل لي صراحةً أي الصيغ الثلاث الشائعة يتّبع: السريان على البضائع المعبّأة بعد تاريخ، أو على أوامر الشراءء الصادرة بعد تاريخ، أو على المواسم التي تبدأ بعد تاريخ. ثم قل لي أي أوامري المفتوحة يطالها. ثانياً، اليسِ في الدليل بنداً بنداً. واكتب أمام كل بند: دقائق لكل قطعة، أو دقائق لكل عبوة، أو دقائق لكل كرتونة، أو تكلفة لكل قطعة أو عبوة أو كرتونة، أو لا شيء، وقل أيّها اضطررت إلى افتراضه. ثالثاً، اجمع الدقائق في رقم لكل قطعة واضربه ليصير ساعات عمل ثم مالاً بأجري. رابعاً، اجمع المستلزمات والمواد المستهلكة على حدة، بتكلفة وحدة وعدد لكل منها. خامساً، وافعل هذا حتى لو بدت التكلفة صغيرة: اقسم دقائق العمل اليومية في قاعة التعبئة على الدقائق لكل قطعة، وقارن الناتج بأنتاج الخياطة لهذهّ، وقل هل صارت التعبئة هي القيد. سادساً، أعطني السطر الواحد الذي ينبغي إضافته إلى ورقة التكلفة، مسمّى باسم الدليل ورقم مراجعته. سابعاً، اذكر ما ينبغي التفاوض علماذا في الدليل بدل استيعابه، مع السبب. لا تعطني نطاقات حيث يمكن إعطاء رقم، واذكر كل افتراض في قائمة في النهاية.