اقرأ جداولك الحسابية بوصفها مواصفة

اثنا عشر جدولاً، وأربعة أجوبة

اثنا عشر من ملفات «تازردين» (Tazerdine) الواحد والستين تحمل سجلّ ما لا يحمله أي نظام في المصنع. والمراجعة كانت ستسمّيها مشكلة. أما غيتا فعاملتها بوصفها دليلاً.

سألت كل واحد منها سؤالاً واحداً: أي حقل يطلبه هذا الجدول؟ فانطوى اثنا عشر جدولاً إلى أربعة أجوبة، لأن معظمها كان يطلب الشيء نفسه في أقسام مختلفة.

وهذا يستحقّ التوقّف. فهو أرخص تمرين متطلّبات سيجريه أحد على الإطلاق. لم يعقد أحد ورشة. فتسعة أشخاص كانوا قد صوّتوا بوقتهم هم، على مدى ثلاث سنوات، وسُجِّل التصويت في أحجام الملفات وعدّات التعديل. الجدول الحسابي الظلّ متطلَّبٌ رضي أحدهم بأن يدفع ثمنه من أسبوعه. وتلك إشارة أقوى من أي شيء تنتجه ورشة، لأنها مدفوعة الثمن سلفاً.

عمود الصيانة ساعات من وقت القسم التجاري بسعر 11.40 للساعة. وعمود البناء ساعات من عمل تغيير الأنظمة بسعر 34.00 للساعة. والمخاطرة المضافة في العمود الرابع هي تاريخ حوادث الجداول نفسها. وفي الصف الثاني هي الملف المنشطر في الدرس الثاني، 9,158.20 مرة واحدة في سنتين، وهي موزّعةً على سنة 4,579.10.

اثنان من هذه بديهيان، وواحد يستغرق سنتين، وواحد لا يسترد أبداً

الصف الأول هو العمود الذي أفردت له الدورة 10.3 درساً كاملاً: موضعٌ لتسجيل ما صرت تعتقده، حتى لا يضطرّ تاريخ الخطة إلى أن يُستبدل أو يُترك قائماً. ويكلّف 748.00 ويسترد في تسعة أسابيع. ولا جدال فيه.

والصف الثاني يسترد في 4.4 شهر رغم أنه يكلّف نحو ثلاثة أضعاف، لأنه يحمل مخاطرة الملف المنشطر. وأخرج المخاطرة كلياً فيظلّ يسترد في 22.7 شهراً. فأضعف رقم في الصفحة لا يغيّر القرار. قل ذلك صراحةً حين تعرضه. فتوزيع حدث واحد على سنة يعطيك أليَن رقم في أي دراسة جدوى، والدفاع الوحيد أن تعرض الجواب معه وبدونه.

والصف الرابع هو المثير. فسببٌ مكتوب مقابل كل تاريخ متغيّر فكرة جيدة، والجميع متّفق على أنها جيدة. وفي تازردين ستكلّف 6,120.00 بناءً، مقابل جدول يكلّف 125.40 في السنة للاحتفاظ به. ومدّة الاسترداد تسع وأربعون سنة. فيبقى الجدول، بسبب مكتوب للاحتفاظ به وتاريخ لإعادة النظر. وذلك هو الانضباط الذي تعرضه الدورة 22.5 لكل ما يعمل بموازاة نظام.

الافتراض الكامن في كل مدّة استرداد في تلك الصفحة

كل مدّة استرداد تفترض أن الجدول يموت حين يصل الحقل. تحقّق من ذلك قبل أن تعد به، فهو كاذب في أحيان كثيرة. فالجدول يحمل الحقل الغائب وثلاثة أشياء أخرى لن يبنيها أحد أبداً: أرقام المشتري المرجعية، وملاحظة ملوّنة عن أي جهة اتصال تردّ يوم الجمعة، وعمود ألقاب للسفن.

وفي تازردين كان جدولان من الأربعة سينجوان بنحو ثلاثين في المئة من صيانتهما. أعد حساب الصف الثاني على ذلك الافتراض فتنتقل مدّة الاسترداد من 4.4 شهر إلى 6.27 شهر، وهو ما لا يغيّر شيئاً. وأعد حساب الصف الثالث فتنتقل من 37.2 شهراً إلى 53.1 شهراً، وهو ما يحوّل قراراً إلى جدال.

الحقل الذي يزيل معظم جدول يساوي ما يقوله الحساب. والحقل الذي يزيل نصف جدول يساوي نصف ذلك، ونصف الجدول الآخر ما يزال هناك، وما يزال قادراً على الانشطار.

ما كان حذفها ليكلّفه

الخطة التي طُلبت من غيتا أصلاً كانت ستزيل الاثني عشر جميعاً. وصيانتها 409 ساعات في السنة، فهي على الورق توفّر أربعمئة وتسع ساعات.

وهي لا توفّر منها شيئاً. فالعمل الذي تؤدّيه تلك الساعات لا يكفّ عن الوجود لأن الملف اختفى. بل ينتقل إلى البريد وإلى المكالمات وإلى الذاكرة، حيث يكلّف أكثر، ولا يترك سجلاً، ولا يستطيع قراءته من يغطّي إجازة الأسبوع القادم. والدورة 10.3 تسجّل ما حدث في مصنع آخر حين صدر هذا الأمر بعينه. فقد نزل الملف تحت الأرض بدل أن يزول، وصار عدة ملفات خاصة لا يراها غير أصحابها. وذلك هو العمل نفسه بسعر أعلى، مع إزالة الأثر.

تصرّف كمحلّل عمليات دقّق في جداول حسابية ظلّية داخل عمل صناعي. ولا مصلحة لك في الدفاع عنها ولا في إلغائها. أريد تصنيف جداول قسمي، ثم قراءتها بوصفها قائمة متطلّبات. وهذا جرهذه، سطر لكل ملف: [الصقه، ولكل ملف - وصف من سطر واحد لما يحمله، وكم شخصاً يفتحه، وكم قراراً في الأسبوع يُتَّخذ عنه من دون كاتبه، وكم ساعة شهرياً يقضيها أحهذام في صيانته تقريباً، ومن بناه، ومتى بُني]. افعل ما يلي. أولاً، ضع كل ملف في واحدة من خمس فئات لا غير: يجيب عن سؤال يُطرح لأول مرة؛ أو عمل لمرة واحدة؛ أو حساب يلزم أن يقدر كاتبه على تفكيكه أمام شخص آخر؛ أو يحمل نسخة مما يحمله أحد أنظمتي أصلاً؛ أو يحمل سجلّ ما لا يحمله أي نظام عنهذه. وحيث يتعذّر عليك التمييز، قل أي معلومة تحتاجها، واطلبها بدل التخمين. ثانياً، لملفات الفئة الأخيرة، اسأل كل واحد منها أي حقل يغيب عن نظامي. واجمع الملفات بحسب ذلك الجواب، حتى أحصل على قائمة حقول غائبة لا قائمة ملفات. ثالثاً، لملفات فئة النسخ، قل ما الخلل في التقرير الذي ينتجه نظامي أصلاً. عبّر عنه بعمود أو تجميع أو فترة. رابعاً، أخبرني أي الملفات سينتقل إلى البريد والمكالمات والذاكرة لو حُذف ببساطة. وقدّر الساعات في السنة التي يمثّلها ذلك، مستعملاً أرقام الصيانة التي أعطيتك. خامساً، سمِّ الملفات التي أنت أقل ثقة بتصنيفها، وقل ما الذي يحسم كلاً منها. ولا توصِ بحذف أي شيء، ولا تخبرني أن الجداول الحسابية أداة سيّئة.

ما تملكه في نهاية هذا الدرس

طريقة تحوّل ما قيل لك أن تزيله إلى مواصفة لما يُبنى. اجمع الجداول بحسب الحقل الذي تطلبه. وسعّر كل حقل مقابل صيانة ومخاطرة الجداول التي يتقاعد بها. واعرض الجواب مع الحدث الكبير وبدونه. وتحقّق هل يموت الجدول فعلاً.

والقاعدة الخارجة من ذلك. الجدول الذي تعجز عن حذفه هو المواصفة. والجدول الذي تستطيع حذفه لم يكن هو المشكلة قطّ.

التالي: العتبة. عدد القرارات في الأسبوع الذي يكفّ عنده الجدول عن كونه أرخص من النظام، والحالة الوحيدة التي يكون فيها العدد واحداً.