الأنظمة التي لم تشترِها

طُلبت سياسة، فأُجري مسح بدلاً منها

تخيط إريمتان كونفكسيون (Erimtan Konfeksiyon) ملابس خارجية وجاكيتات مفصّلة لثلاثة مشترين: هالبرتسما (Halbertsma) وتريويثن (Trewithen) وكارفونن (Karvonen). أي 118 موديلاً في السنة، على سبعة خطوط، وبـ 312 شخصاً. وفي كانون الثاني طلب المالك من آيلا تيكاند (Ayla Tekand) أن تكتب سياسة للذكاء الاصطناعي. وتيكاند تدير الجودة، وتدير أنظمة الحاسوب التي تعتمد عليها الجودة.

فلم تكتبها. بل أمضت أسبوعين تسأل الـ 46 شخصاً في المكتب سؤالاً واحداً لكل منهم: ما الذي تستعمله في عملك ويردّ عليك؟

كان الجواب 11 نظاماً منفصلاً، في تسعة أقسام. واحد منها كان قد اشتُري.

تلك الجملة وحدها هي الدرس كله. وكل مصنع يجري المسح نفسه يحصل على جواب بالشكل نفسه. فالحوكمة تصل ملحقةً بالشراء، والشراء يبدأ بفاتورة. وعشرة من أنظمة إريمتان الأحد عشر وصلت بلا فاتورة. فوصلت العشرة بلا سؤال أمني، وبلا عقد، وبلا إخطار للمشتري، وبلا مالك مسمّى. لم يتهاون أحد. بل لم يكن في المبنى شيء موجّه إليها.

الأحد عشر، مرتّبة بالشيء الوحيد الذي يهمّ

ترتيبها بالأقسام لم يقل لها شيئاً مفيداً. وترتيبها بالمورّد لم يقل لها شيئاً على الإطلاق، لأن أكثرها بلا مورّد يستطيع أحد تسميته. أما الذي نفع فهو ترتيبها بـبيانات مَن تدخل وأي قرار يخرج.

اقرأ الصفّ الأخير مرتين. كان في المبنى نظامان يصدران أحكاماً على أشخاص مسمّين. وكلاهما تبنّاه مدير كفء يحلّ مشكلة حقيقية. وكلاهما مجاني. ولم يُذكر أي منهما في اجتماع إدارة قط. أما الذي اشتُري فأداة استخلاص تقرأ أوامر الشراء، وكان في الصفّ الأوسط.

ورتّبت تيكاند الأحد عشر كلها بالتعرّض. وقاعدتها ثلاثة أجزاء: بيانات مَن، وأي قرار، وكم يكلّف الجواب الخاطئ الشخص الذي يقع عليه. وجاء النظام الذي حوكمته إريمتان ثامناً من أحد عشر. فذهب جهد الحوكمة كله في الشركة إلى ثامن أنظمتها تعرّضاً، لأنه النظام الذي وراءه أمر شراء.

كم كلّفت حوكمة ذلك النظام الواحد

مبلغ 1,232.10 دولاراً ليس كبيراً، ولم يُنفق إنفاقاً سيئاً. المشكلة في المكان الذي ذهب إليه. فقد وقعت مئة في المئة من الجهد على تسعة في المئة من الأنظمة، والذي اختارها هو الفاتورة. والفاتورة لا صلة لها بالخطر.

الخطأ الذي لم يرتكبه أحد: سعر أُنتج، لا سعر استُلم

أوضح حالة في الأحد عشر كانت أهدأها. فقد كان كاتب تكاليف يستعمل مساعداً للجداول لإتمام عروض الأسعار. وحيث يغيب سعر مورّد كان المساعد يملأ الفراغ بسعر مرجّح. وذلك بالضبط ما بُني له. فكانت العروض تخرج كاملة وفي موعدها، ولهذا لم يُلحظ شيء طوال خمسة أشهر.

خرجت ثلاثة عروض تحمل رقماً لم يستلمه أحد. وفاز واحد منها.

لم يفعل أحد شيئاً خاطئاً. طلب الكاتب عوناً على فراغ فناله. وأنتج النظام القيمة الأرجح، وتلك وظيفته كلها. وقبلت ورقة التكلفة الرقم، لأن ورقة التكلفة فيها عمود للسعر وليس فيها عمود لمصدر السعر.

تلك هي القاعدة العامة، وهي أثمن من الواقعة. فالنظام الذي ينتج قيماً مرجّحة آمنٌ في مستند يسجّل مصدر القيمة. وهو خطر في مستند لا يسجّله. فالخلل في النموذج لا في الأداة. وعشر دقائق على سؤال المسح الثاني كانت ستجده: ما الذي يخرج، وهل يقول المستند الذي يقع فيه إن القيمة استُلمت أم أُنتجت؟

الأعمدة الأربعة

سجلّ إريمتان صفٌّ لكل نظام وأربعة أعمدة. وليس إطاراً للمخاطر ولا يعطي درجات. إنه يسأل أربعة أسئلة، والفراغ في أي منها هو النتيجة.

1. ما البيانات الداخلة؟ مسمّاة لا مصنّفة. «تيك باك المشتري» لا «معلومات المنتج». والتيك باك هو مواصفة المشتري المكتوبة للموديل.
2. بيانات مَن هي؟ بياناتنا، أو بيانات مشترٍ، أو بيانات عامل. هذا العمود يقرّر أي الواجبات قائم أصلاً. والدرسان 2 و3 هما الجوابان اللذان ليسا «بياناتنا».
3. ما الذي يخرج، وأي قرار يغذّيه؟ ومعه السؤال الإضافي الذي اشترته حالة ورقة التكلفة: هل يقول المستند الذي يقع فيه إن القيمة استُلمت أم أُنتجت؟
4. من المسؤول حين يكون خاطئاً؟ اسمٌ. لا قسم، ولا «المستخدم».

وللمساق 24.1 فراغاته الأربعة الخاصة بمشروع التقاط بيانات: القرار، والشخص، وكم مرة، وقيمة الحالة الواحدة من ذلك القرار. وتلك الأربعة تجيب سؤالاً آخر: هل تستحق هذه البيانات أن تُقتنى أصلاً؟ أما هذه الأربعة فتجيب: هل يُسمح لنا باستعمالها، ومن يدفع حين تكون خاطئة؟ ضع الصفحتين في الملف نفسه. ولا تغني إحداهما عن الأخرى. فالنظام قد يستحق الاقتناء ولا يكون مسموحاً. وقد يكون مسموحاً ولا يساوي شيئاً.

تصرّف كمسؤول حوكمة في مصنع ملابس رأى سياسة تُكتب عن النظام الوحيد الذي وصل ومعه فاتورة. سألصق إجابات مسح خام. وأريد سجلاً لا نصيحة. ولكل نظام سمّاه أحهذام سأعطيك: [ما هو، بكلمات المستخدم]، [أي قسم]، [ما الذي يدخلونه فيه]، [ما الذي يخرج وإلى أين يذهب ذلك المخرَج]، [مجاني أم مدفوع]، [هل يوجد عقد، نعم أم لا]، [من تبنّاه]. افعل ما يلي. أولاً، ابنِ جدولاً بصفّ لكل نظام وأربعة أعمدة بالضبط: ما البيانات الداخلة، مسمّاة لا مصنّفة؛ وبيانات مَن هي، مجابة بأنها بياناتنا أو بيانات ليسترٍ أو بيانات عامل؛ وما الذي يخرج وأي مستند أو قرار يبلغه؛ ومن المسؤول بالاسم حين يكون خاطئاً. واترك الخانة فارغة حيث لا تحسمها إجاباتي، وأورد الفراغات على حدة بوصفها النتائج التي هي علماذاا. ثانياً، رتّب الأنظمة بالتعرّض مستعملاً شيئين فقط: بيانات مَن تدخل، وكم يكلّف المخرَج الخاطئ الشخص الذي يقع علماذا. وقل لي أين يقع ذو العقد في ذلك الترتيب. ثالثاً، لكل مخرَج يقع في نموذج، اسأل هل يسجّل ذلك النموذج مصدر القيمة، أي هل يميّز قيمة استُلمت من قيمة أُنتجت، وأشّر على كل نموذج لا يفعل. رابعاً، قل لي أي نظام واحد ينبغي أن أعالجه أولاً، وما أول إجراء. ولا تكتب لي سياسة ولا توصِ بإطار عمل.

ما تخرج به

1. أجرِ المسح قبل كتابة السياسة. وجدت إريمتان أحد عشر نظاماً قيد الاستعمال وكانت قد اشترت واحداً.
2. الحوكمة تتبع الفاتورة، والفاتورة لا صلة لها بالخطر. جاء نظام إريمتان المحوكم ثامناً من أحد عشر في التعرّض.
3. رتّب ببيانات مَن تدخل وأي قرار يخرج. هذان السؤالان ينشئان كل واجب في هذا المساق.
4. النظام الذي ينتج قيماً مرجّحة آمنٌ في مستند يسجّل مصدر القيمة، وخطرٌ في مستند لا يسجّله.
5. أربعة أعمدة وصفٌّ لكل نظام: البيانات الداخلة، وبيانات مَن هي، والقرار الخارج، ومن المسؤول عن الخطأ. والفراغ هو النتيجة.
6. فراغات المساق 24.1 الأربعة تسأل هل تستحق البيانات الاقتناء. وهذه الأربعة تسأل هل يُسمح لك باستعمالها، ومن يدفع حين تخطئ.