الجرد منهج

لماذا الجرد أصعب مما يبدو

رقم المخزون ادّعاء عن العالم المادي. يقول إنك لو مشيت إلى رفّ لوجدت عليه كمية معلومة. وهذا الدرس عن كيفية فحص ذلك الادّعاء، وعمّا يعنيه ألّا يتّفق الرفّ والسجلّ. والجرد يبدو أبسط عمل في المخزن. وهو أيضاً أسهل عمل يُؤدّى بطريقة تنتج رقماً لا ينفع أحداً.

وتَعُدّ إيزابال بطريقتين، وهما تؤديان عملين مختلفين.

طريقتان للعدّ

الجردة الكاملة تعدّ كل شيء في لحظة واحدة. وتجري جردة إيزابال يوم الجمعة الثانية من يناير: يتجمّد المخزن، ويعدّ 22 شخصاً 11 ساعة، ويخسر المصنع يوم إنتاج.

والبند الثاني هو الذي يُخطأ فيه عادةً، وهو يخطئ في الاتجاهين. فلو كان في دفتر الطلبيات فراغ لكلّف اليوم الضائع مساهمة 6,200 قطعة، ولكان رقماً كبيراً جداً. أما دفتر طلبيات إيزابال فممتلئ، فيُعوَّض اليوم بعمل إضافي ولا تكون الكلفة إلا العلاوة. وأيّ الحالتين تنطبق حقيقةٌ عن دفتر الطلبيات لا عن الجردة. واقتباس الخاطئة منهما إما يرعب مدير المصنع وإما يجعله يعتقد أن الجردة تكاد تكون مجانية.

والجرد الدوري يعدّ شريحة كل يوم، إلى الأبد، بتواتر يحدّده مقدار أهمية كل صنف. وتصنّف إيزابال أصنافها الـ 310 المخزَّنة بقيمة الصرف السنوية — أي كم من كل صنف يخرج من المخزن في السنة، مسعَّراً بالكلفة.

1,538 counts x 14 min measured a count = 21,532 min = 358.87 h
358.87 h x USD 3.06                                 = USD 1,098.13
investigation and recount, measured 62 h x USD 3.06 = USD   189.72
                                              total = USD 1,287.85

وموزّعاً على 250 يوم عمل يكون ذلك 6.2 صنف في اليوم. وتجدول إيزابال 7 وتستعمل الفائض لإعادة العدّ. وهو يكلّف 1,287.85 دولاراً في السنة، مقابل 3,468.52 دولاراً للجردة.

تصميم جردة تعني نتيجتها شيئاً

ثلاثة قرارات تصميمية تقرّر هل تنتج الجردة معلومة أم طمأنينة.

العدّ الأعمى

ورقة العدّ التي تطبع الكمية المتوقّعة بجانب الصنف ليست جردة. إنها تأكيد، والشخص المتعب في آخر الوردية يؤكّد.

أجرت ماريسول المقارنة على الأربعين موقعاً نفسها في أسبوع واحد. فوجد العدّ المبصِر، بالكميات المتوقّعة مطبوعة، 3 تباينات. ووجد العدّ الأعمى للأربعين موقعاً نفسها، بلا كمية متوقّعة والعادّ يكتب ما هو موجود، 11. وأكّدت جردة ثالثة مشرَف عليها أن 10 من الـ 11 حقيقية.

real discrepancies in those 40 locations   = 10
found by the sighted count                 =  3, so 30% of them
found by the blind count                   = 10, so all of them

وتلك الـ 30% قياس عند إيزابال، على 40 موقعاً، في أسبوع واحد. وليست معدّلاً يجوز لأحد اقتباسه في مخزن آخر، وليست دليلاً على أن العدّ المبصِر يجد دائماً ثلاثة من عشرة. بل هي دليل على أن العدّ المبصِر عند إيزابال فوّت معظم ما كان هناك، وكان ذلك كافياً لتتوقّف ماريسول عن طباعة الكميات.

نقطة الفصل

كل جردة تُنسب إلى لحظة، وعلى تلك اللحظة أن تكون حقيقية ويتّفق عليها الرفّ والسجلّ معاً. وقاعدة إيزابال: يتجمّد المخزن الساعة 18:00 في يوم الجردة. ويُكتب رقم آخر إشعار استلام بضاعة مُرحَّل قبل التجميد على رأس كل ورقة عدّ. وإشعار استلام البضاعة هو المستند الذي يُدخل البضاعة الواصلة إلى السجلّ. وأول حركة بعد التجميد تنتمي إلى الفترة التالية.

وهذا ما يكلّفه عدم الالتزام بالقاعدة. ففي جردة 2027 وصلت 14 لفّة قماش الساعة 17:40، ونُزّلت على الرصيف، ورُحّل إشعار استلامها في صباح اليوم التالي.

counted, because the rolls were physically in the building at 18:00   yes
on the record at 18:00, because the note was posted next morning       no
apparent overage = 14 rolls = 3,180 m at USD 2.70 = USD 8,586.00

لم يكسب أحد شيئاً ولم يسرق أحد شيئاً. بل كان للحظة «كما في» قيمتان مختلفتان في مكانين، وأمضى المخزن صباحاً يثبت أن قماشاً قيمته 8,586.00 دولاراً يراه بعينه لم يظهر من العدم. والعلاج لا يكلّف شيئاً: إما أن يُرحَّل الإشعار قبل التجميد، وإما أن تُعزَل اللفّات وتُستثنى. وأيّهما اختير يُكتب على ورقة العدّ.

ما الذي يُعدّ أصلاً

القرار الثالث هو قرار الدرس الأول: الاستلام والتجهيز يبدوان متطابقين بعد ظهر يوم الجمعة. وتَعُدّ إيزابال التجهيز ولا تَعُدّ الاستلام، لأن التجهيز مخزون والاستلام ليس مخزوناً. وورقة العدّ تقول ذلك في رأسها، حتى يعرف العادّ الذي يجد طبليات على رصيف الاستلام ماذا يفعل بها دون أن يسأل.

التباين ليس خطأً

تُستعمل هاتان الكلمتان كأنهما بمعنى واحد. وليستا كذلك.

التباين اختلاف بين السجلّ والرفّ. وهو قياس.

والخطأ تباينٌ عُثر على سببه. وهو تفسير.

وللتمييز حدّ عملي: التباين الذي يُسوّى دون العثور على سببه ليس مصحَّحاً بل مخفيّاً. فالسجلّ صار الآن مطابقاً للرفّ، والآلية التي فرّقت بينهما ما زالت تعمل. فيعود التباين نفسه، ويبدو في المرة القادمة تبايناً جديداً.

وقد أثارت سنة الجرد الدوري عند إيزابال 214 تبايناً.

والـ 43 هي الرقم الأمين في ذلك الجدول. فهي ما لا يفهمه المخزن عن نفسه، وهي 20.1% من كل ما وجده. وتبلّغ عنها ماريسول منفصلةً كل شهر لذلك السبب بالضبط. فسجلّ تسويات يُظهر الـ 171 وحدها سيُقرأ كمخزن يفهم أخطاءه. والمخزن الذي يفهم 80% من أخطائه مكان مختلف عن المخزن الذي يفهمها كلها.

ماذا تعني نسبة الدقة فعلاً

والآن السؤال الأهمّ والأقلّ طرحاً: دقة ماذا؟

هذه أربعة أرقام دقة لمخازن إيزابال. المبنى نفسه، والجردة نفسها، واليوم نفسه.

ولا واحد منها خاطئ، وهي لا تعني الشيء نفسه. والفجوة بين الأول والأخير هي الموضوع كله.

انظر إلى ما في المبنى.

دقة القطع متوسط مرجَّح، والأوزان قطع. والإكسسوارات والتغليف 96.8% من القطع وربع القيمة، فدقة القطع تكاد تكون قولاً عن الأكياس البلاستيكية.

خذها إلى الحدّ الأقصى فتصير النقطة لا تُخطئ:

if every single metre of fabric in the building were wrong:
  92,000 units of difference out of 4,200,000 = 2.2%
  piece accuracy would still read              97.8%

تستطيع أن تكون مخطئاً في كل متر قماش تملكه إيزابال وتظلّ تبلّغ عن دقة قطع 97.8%. ولذلك تكون 98% ممتازة أو عديمة النفع. هي ممتازة إن كان ما تحميه عدّ مستهلكات. وهي عديمة النفع إن كان ما تحميه تاريخ قصّ. فالذي يوقف غرفة القص لفّة قماش، والمقياس الذي يرى لفّات القماش هو الصف الثالث في ذلك الجدول لا الأول.

والقاعدة العامة تتبع ذلك: اختر مقياس الدقة الذي يتنبّأ بالعطل الذي تخافه فعلاً. والعطل عند إيزابال هو غرفة قصّ واقفة، فالرقم على لوحة ماريسول هو دقة المواقع لقماش الفئة أ، 91.3%، والثلاثة الباقية تُذكر تحته.

ما يكلّفه رقم خاطئ لاحقاً

الدقة ليست غاية في ذاتها. وهذه هي النتائج الثلاث المتتبَّعة عند إيزابال في 2027.

نقص اكتُشف عند القصّ. بقي على الطلبية BR-7712 قصّ 22,000 بولو بمعدّل 0.42 م من جيرسيه الجسم للقطعة، أي 9,240 م. وأظهر السجلّ 9,240 م. وكان على الرفّ 8,960 م.

1,581.68 / 280 m = USD 5.65 a metre, which is 2.09 times what the fabric costs

فخطأ في 280 متراً كلّف أكثر من ضعفَي ثمن القماش الذي كان عنه، وتعطّل 666 بولو بسبب رقم خاطئ بنسبة 3.0%.

طلب زائد. ستة كراتين من الملصقات المنسوجة، كل واحد 5,000، خُزّنت في موقع لم يسجّله أحد. فقرأ السجلّ صفراً، فاشترى قسم المشتريات 40,000 أخرى بسعر 0.031 دولاراً. والملصقات خاصة بالموديل، ولم يتكرّر IG-2240، فشُطبت الـ 30,000 الموجودة في المبنى أصلاً: 930.00 دولاراً.

بضاعة وُجدت، وهي ليست مكسباً. أظهرت الجردة 217 م من قماش موقوف كان السجلّ يُظهره مصروفاً قبل 14 شهراً — أي 585.90 دولاراً بالكلفة. يبدو مالاً يظهر. وليس كذلك. فكلفة ذلك القماش حُمّلت على طلبية شُحنت وأُغلقت قبل أكثر من سنة. فالاكتشاف الحقيقي هو أن كلفة طلبية مغلقة كانت خاطئة بمقدار 585.90 دولاراً، ولا يستطيع أحد الآن أن يقول أي طلبية هي.

three traced consequences = 1,581.68 + 930.00 + 585.90 = USD 3,097.58
a year of cycle counting  =                              USD 1,287.85

قاوم الاستنتاج البيّن. فذلك ليس عائداً على استثمار، لأن الجرد لم يمنع تلك الثلاث. بل وُجدت اثنتان منها بالجرد، ووُجدت الثالثة بغرفة قصّ نفد منها القماش. والقول الأمين أصغر وأنفع: ثلاث نتائج أمكن تتبّعها كلّفت 2.41 مرة كلفة سنة من الجرد، والتباينات الـ 43 التي لم يُعثر لها على سبب كلفتها اللاحقة مجهولة. والمجهول ليس صفراً. وهو سبب عجز حجّة الجرد عن الانتهاء بالحساب. فعليها أن تنتهي بالجملة التي افتتحت هذا الدرس. رقم المخزون ادّعاء عن العالم المادي، والادّعاء الذي لا يفحصه أحد ليس معلومة.

ساعدني في تصميم جردة مخزون ثم في قراءة نتيجتها بأمانة.

التصميم أولاً. اسألني هذه ولا تمضِ دونها: هل ستُظهر أوراق العدّ الكمية المتوقّعة؛ وما اللحظة التي تُنسب إلماذاا الجردة، وكيف يُجمَّد المخزن عنهذاا؛ وأي رقم مستند يحدّد نقطة الفصل؛ وهل يُعدّ الاستلام والتجهيز أم يُستثنيان، وكيف يعرف العادّ ذلك؛ ومن يعيد عدّ الاختلاف، وكم مرة.

ثم الخطة. سأعطيك قائمة أصنافي مع قيمة الصرف السنوية. اقسمها إلى فئات قيمة، واقترح تواتر عدّ لكل فئة، وأعطني إجمالي عدّات الأصناف في السنة والدقائق التي تأخذها وكم تكلّف بأجري. وضع ذلك بجانب كلفة جردتي السنوية الكملة. وسعّر الأنتاج الذي توقفه بطريقتين — المساهمة الضائعة إن تعذّر تعويض اليوم، وعلاوة العمل الإضافي إن أمكن — وقل لي إن أيّ الحالتين تنطبق يعتمد على دفتر طلبياتي لا على الجردة.

ثم القراءة. حين أعطيك النتائج، أخرج لي أربعة أرقام دقة على الأقل للجردة نفسها: دقة بالقطع، ودقة بالقيمة، ودقة المواقع على كل المواقع المعدودة، ودقة المواقع مقصورة على الأصناف التي توقف أنتاجي. واعرض تركيب مخزوني بالقطع وبالقيمة بجانبها. وإن كان رقم القطع تسيطر علماذا المستهلكات فقل ذلك، واحسب ماذا سيظلّ رقم القطع يقرأ لو كانت كل وحدة من أهم أصنافي خاطئة.

ثم الانضباط. افصل التباينات عن الأخطاء: أبلغ كم اختلافاً وُجد له سبب وكم اختلافاً سُوّي والسبب مجهول، وأبقِ المجهولات سطراً مستقلاً كل فترة. ولا تدع تسوية تغلق تحقيقاً أبداً.

وأخيراً، سعّر النتائج التي أستطيع تتبّعها — نقص اكتُشف عند القصّ، وطلب زائد سبّبته بضاعة لم يرها السجلّ، وبضاعة وُجدت وكانت محمّلة على طلبية مغلقة — ثم ارفض عرض المجموع كعائد على الجرد. وقل صراحةً أياً منها وجهذا الجرد لا منعه، وضع على الكلفة اللاحقة للاختلافات غير المفسَّرة علامة مجهول لا صفر.